第21章 给事业加点油——金口才让你纵横职场(4)

作者:励勤

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类型:都市·校园

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更新时间:2019-10-06 13:01

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本章字节:10366字

打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的,若坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳,充满活力。因此打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。


打电话重要,接电话同样也不能忽视。


丽娜在快要下班的时候接到一个重要客户的电话。丽娜为人直爽,不拘小节,接起电话大声说“喂,谁啊”。因为有事赶着下班,丽娜告知经理暂时出去后,就急急地挂了电话,客户那边还没挂电话,就听见重重的挂电话声音,很是不高兴。后来客户和经理聊天的时候无意中说起这件事情,让经理很恼火,回来就把丽娜狠狠地说了一顿。


原来接电话也是有学问的,那么职业女性在接电话要注意哪些方面呢?


一,应尽快应答电话。


听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种,若长时间无人接电话或让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分急躁,你的单位会给他留下不好的印象。应答时,先自报姓名。应答或转接电话一定要尽力帮助对方。记住,你代表的是公司,第一印象十分重要。打电话的人会根据你接电话的语言及态度得出对公司的判断。


二,语气态度要真诚恳切。


你的情绪、语气和姿态都能通过声音的变化传达给对方。接每个电话都要将对方视为自己的朋友,态度要恳切,语言要中听,使对方乐于与你交流。


三,做好电话记录。


随时牢记5w1h技巧,所谓5w1h是指:


1when何时;


2who何人;


3where何地;


4wha何事;


5why为什么;


6how如何进行。


在工作中这些信息是十分重要的。接电话具有相同的重要性,电话记录既要简洁又要完备,有赖于5wih技巧。


四,挂电话前的礼貌。


要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,等对方挂了电话之后再挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话。


只要你注意以上事项,相信电话一定能成为你事业中的利器。


艺术地表达不同意见


恰如其分地表达不同意见,不但是职场的一种必备能力,更是一种必备的说话艺术。


在工作中,和同事、客户或者上司之间的意见不统一很正常。需要注意的是,表达不同意见的时候,谦虚的态度很容易使对方对你产生好感。如果你的意见又切实可行,别人还是非常愿意接受的。


一天,上司召集所有员工一起开会,说是要研究一个问题。


公司做的是对外贸易,当时正好和一个新的服装厂家谈好了一个项目,拿服装的价格非常便宜,上司的意思还是想走原来的价格销售服装。他想大量进货,然后按照原来的价格销售。


当时,林然的想法和上司的不同,她觉得价格应该稍微低一些。因为人们都有这样的心理,买东西的时候即使便宜一块钱,也会觉得很实惠。既然买进服装的价格便宜了,为什么零售和批发价格都和原来一样呢?另外,就是进价便宜了,可以大量采购,但是如果价格依然还是原来的价格,有可能衣服的款式卖得就慢。不能及时更新款式对于公司来说,也是致命的损失。


林然是这么想的,但并没有说出来。因为她只是一名秘书,记录会议才是她的工作。


当所有的中层领导将自己的看法说完之后,上司的表情非常激动。大家都是顺着上司的,有的人说他的看法好,有的人说如此一来,业绩一定会大大上升等等。


虽然林然很想说出自己的观点,但她知道,此时她不能说自己的观点,一是因为如此说会影响上司的情绪,二是她觉得向上司表达自己的不同意见要“含蓄”。


开会到最后,上司突然将眼光盯在林然的身上,笑着说:“我想起来了,我们几个大老爷们在这里评论衣服。你看我的秘书小林,她的衣服多时髦啊!我们的衣服不就是面向这些小女孩的吗?我觉得她更有发言权!小林,你的意思呢?”


林然谦虚地说:“其实,我并不是一个时尚的女人,我姐姐很时尚,她经常是非名牌的衣服不买。”说到这里,上司和其他人一起笑了起来。


上司问林然:“那你买衣服有什么原则?”


林然笑着说:“我是那种特现实的人,如果有两家服装店卖一样的衣服,我肯定会买便宜的,即使便宜一元钱。”


老板这次没有笑,而是陷入沉思。过了一会,他说:“我想起来了,我们不能将所有的衣服都和原来的价钱一样,我们要分类处理,一类衣服走高价,一类衣服走低价。”于是,他和几个领导又研究了几个方案。最终确定下来新的方案后,上司还请林然吃了顿饭,表示感谢。


后来,衣服销售得果然很好,林然也越来越被器重了。


在工作中,讨论棘手的问题或商量复杂的事情时,难免会有不同的意见和观点。不同的意见和观点往往是建立在否定他人意见之上的,如果方法不巧妙,很可能会使人处于尴尬境地,甚至得罪了人。因此,如何提出不同意见是大有讲究的。这里介绍几种较为可行的方法。


一,不要完全否定对方。


用辩证的方法先肯定对方的意见有合理的因素,再提出自己的不同意见。比如在讨论怎样提升业绩时,有人提出一个方案,而你觉得不妥。这时,你不妨这样说:“刚才黄某某提出的意见有一定的道理,也是一种方法,但我觉得还是……”接着,你可以具体说说理由。先肯定对方,再提出不同意见,有理有据,这样显得公正和客观,也容易让人接受。假如硬梆梆地直说,很容易形成紧张气氛,给人家难堪而迫使人家不肯放弃自己的意见。


二,用商量或者探讨的语气表达。


尽量用商讨或询问的口吻,不用命令或过于绝对的语气。当你要表达不同意见时,先可用较温和的口吻来说,比如:“你的意见是这样,我觉得是不是可以那样?说不定那样会更好呢?你再想想。”或者这样说:“我们能不能换一个角度来考虑?你看那样行不行?”先商量,当对方仍坚持己见时,你再用坚定的语气也不迟。商量是尊重人的表现,你非常尊重人家,即使人家不想否定自己的意见,不想接受你的意见,也会充分考虑你的意见,并给以相应的尊重。


三,表达出你的为难。


在表达不同意见时,先表现出明显的不好意思和为难情态。当你的意见与对方的意见分歧较大时,在说出来之前,你可表现出犹豫不决或吞吞吐吐的样子,让对方有心理准备,让对方劝你说出来:“讲吧,没关系的,有什么不同意见就直说吧。”此时,你就可以直接告诉对方:“我们一直合作很好,我这个人也很直率,你也非常痛快,我就不客气了。”待彼此感情沟通后,再说出自己的不同意见。表现不好意思和为难情态,是一种退让,它给对方的是一种宽慰,一种暂时的有利,以便使自己的进击有了基础,最后达成心理上的平衡。


四,分析弊端。


由对方的观点推导出可能产生的不良后果,在此基础上,再提出自己的意见。你要提出不同意见,肯定对人家的意见不满意,对方的意见弊端在哪里呢?你得好好思考一番,尽可能多找一些出来,你给对方的意见找的毛病越多,否定起来就越容易,一旦人家的意见被否定了,自己的意见被人接受的把握就大了。不破不立,讲的就是这个道理。分析别人意见的弊端要实事求是,要有理有据,不能无中生有,更不能任意扩大。


五,借助他人的观点和做法来替代自己的不同意见。


有时,自己直接说出不同意见比较为难,譬如面对的是老师、长辈或上级。此时,你可借助同类型的、对方也熟悉或已经明确了的事例来替代自己的意见。同类型的是指性质和类型相同的;对方也熟悉的,往往说服力强。比如你可这样说:“张三他们也有过这种事,他们就是这样处理的,结果倒不错,我们是不是可以借鉴。”借助法,实际上就是用事实来说话。


工作中批评他人的艺术


没有批评,这个世界不完美。虽然每个人都希望别人恭维自己,但是只要你的出发点是好的,再加上一点点的技巧,你会发现批评别人是这么的轻松。


在日常交际中,我们难免会受到批评,自然有时也难免批评别人。假如你是一个公司的主管,对于下属的过失视而不见,只是当“好好先生”的话,那么你就是一个不称职的上司,职业前途堪忧;如果你是一个普通职员,对于同事的错误听之任之,那么你就是一个不合格的员工,往往还会牵连到自己。批评别人不仅需要勇气,而且更需要策略。一个有修养的女人、一个有智慧的女人会不动声色地用巧言妙计,让下属或者同事在不知不觉中受到教育,而且能自觉改正,达到“治病救人”的神奇“功效”。如何让“良药”不“苦口”而利于“病”,让“忠言”不“逆耳”而利于“行”,是每个女人必须修炼的基本功。


智者千虑,必有一失。错误并不可怕,可怕的是身在错中不知错。这时就要靠“旁观者”来指点迷津。也许你的出发点是好的,但是如果不注意说话的技巧,不但目的达不到,还很有可能会伤了对方的感情。


做事一定有方法。在这里,特介绍一下治疗不良批评的灵丹妙药。


一,批评从赞美开始。


一天,销售员被叫到市场主管的办公室。主管看出了销售员忐忑不安的神情,微笑示意他坐下。


“你知道我为什么叫你来吗?”主管微笑地问道。


“知道,”销售员轻轻地回答,头埋得更低了。因为他知道自己虽尽了一番努力,但业绩就是上不来。


“你来到我们公司也快三个月了,一直都很努力,进步也快,看得出来,你的潜力很大,而且你还可以做得更好,只是现在找不到合适的方法,缺乏一点运气。这样吧,以后不懂的地方可以问我。以你的能力,我相信你完全可以做到。”销售员几乎不敢相信自己的耳朵,主管的话让他坚信了自己的能力。


很多人也知道在批评别人的时候首先要给予适当的赞美,然后再用“但是”,语调陡然一转,犹如火炉上浇冷水,让别人更加失望。所以,你不妨学学这位主管,衔接的巧妙让人拍案叫绝,不但巧妙地提出了批评,还鼓舞了士气。


二,用自己的行动,含蓄地指出他人之误。


曹妍的一个同事的桌子上总是很凌乱,让人看着不舒服,她几次欲言又止,惟恐落得个爱管闲事之名。后来曹妍灵机一动,早早地去上班将同事的桌子收拾得整整齐齐。同事来上班时,眼睛不由为之一亮:“谁帮我收的?”


“我来得早无聊。”曹妍谎称。这一天,她们的心情都很愉快。


江山易改,秉性难移。第二天同事的桌子上又是一团糟,曹妍再次不动声色地帮她收拾。受人恩惠,不报答一下是说不过去了,于是同事晚上请曹妍吃饭。


一来二去,此后同事的桌子总是摆放得很整齐。


很多时候你不妨用自己的行动暗示别人的错误,“含沙射影”地去“点醒”对方,对方自然会带着感激接受你的批评。


三,保全对方的面子。


安妮负责一家公司的市场调查。一次当她在会议作报告的时候,猛然意识到自己犯了一个极大的错误几乎导致会议的中止,当时的气氛比较尴尬。


“我感谢你认真的工作,但也要注意休息,”老板说,“我有信心你在下一次的调查中会更加准确,对公司更有意义。”


散会后,安妮下定决心决不会再让老板失望。


使他人保全面子,这是多么重要,而我们当中却极少有人能够想到这一点。我们无情地蹂躏别人的感情,咄咄逼人,为所欲为,当着众人的面去批评别人,伤害了别人的自尊。就算我们绝对正确,别人绝对错误,当我们在摆出高姿态去批评别人的同时也丢失了自己的风度。


四,学会理解,设身处地为他人着想。


人有七情六欲,人性的欲望是不可泯灭也不可满足的,面对世间纷繁的诱惑,有人难免会失足。错误或许并不是别人的初衷。犯错误本来就是一件难受的事情,即使我们的安慰也会刺激别人敏感的心灵,更别说我们的不理解和不宽容,伤口上加盐,只会让人更加闷闷不乐,一蹶不振。这个时候我们要告诉别人“我明白你的苦衷”求得心灵的共鸣,得到别人的信任。由此拉开序幕,一切水到渠成。


没有批评,这个世界不完美。虽然每个人都希望别人恭维自己,但是只要你的出发点是好的,再加上一点点的技巧,你会发现批评别人是这么的轻松。


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